Bốn nguyên tắc dễ thực hành để nâng cao hiệu quả công việc.

Làm thế nào để mỗi ngày làm việc đều có hiệu quả cao? Câu hỏi lớn này được hỏi quá nhiều lần, thậm chí đến mức các giải pháp cho nó nghe đều na ná nhau: đừng kiểm tra hòm thư điện tử liên tục, hãy ngủ dậy sớm hơn, lên danh sách việc cần làm thật chi tiết…Mặc dù tính hữu ích của chúng là không phải bàn cãi, nhưng vấn đề là các gợi ý nói trên cũng chung chung như chính câu hỏi vậy. Tăng thời gian làm việc hay giảm việc không phải lúc nào cũng khả thi, giải pháp thực sự nằm ở khả năng cân bằng giữa thời gian và khối lượng công việc của bản thân bạn. Nghiên cứu mới nhất 2016-2017 về lao động của tổ chức Workfront cho thấy về cơ bản, nâng cao hiệu quả làm việc luôn có thể nhóm và 5 phương pháp sau:

  1. Họp ít hành nhiều:

    Có tới 60% số người khảo sát cho rằng các cuộc họp đang lấy mất quá nhiều thời gian, một đáng lưu ý là khi ở vị trí càng cao thì thời gian ngồi trong phòng họp càng nhiều / Stock Photo

    Có tới 60% số người khảo sát cho rằng các cuộc họp đang lấy mất quá nhiều thời gian, một đáng lưu ý là khi ở vị trí càng cao thì thời gian ngồi trong phòng họp càng nhiều / Stock Photo


    Có tới 60% số người khảo sát cho rằng các cuộc họp đang lấy mất quá nhiều thời gian, một đáng lưu ý là khi ở vị trí càng cao thì thời gian ngồi trong phòng họp càng nhiều. Hệ quả của nó có hai lớp tai hại ngang nhau, không chỉ tốn thời gian (nhiều khi rất vô ích), các cuộc họp liên miên còn hút cạn sức lực của chúng ta nhanh hơn là ngồi cặm cụi làm việc và cảm thấy mình thực sự hoàn thành phần nào đó của dự án. “Đã có rất nhiều ý kiến về việc bỏ hẳn họp hành đi, nhưng đó không phải là câu trả lời” Joe Staples – CEO của Workfront cho biết.
    Thay vào đó, hãy thay đổi cách tiếp cận lịch họp của nhóm là việc. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng cuộc họp là cần thiết chứ không phải là thói quen khó chịu nhưng cũng khó bỏ, rất nhiều khi trao đổi chéo qua các phương tiện khác sẽ dễ dàng và đỡ mệt mỏi hơn là ngồi họp hàng giờ liền. Nhưng nếu như cuộc họp đó hoàn toàn không thể bỏ qua, hãy cắt ngay 50% thời gian dự kiến ban đầu dành cho nó – thay vì 60 phút sẽ chỉ còn 30 phút. Cảm giác gấp rút (vì thiếu thời gian)sẽ thúc đẩy những người có liên quan tập trung vào hai khía cạnh chính: vấn đề và giải pháp thay vì lan man do có thừa thời gian. Ngay cả khi cần phải kéo dài thêm 15 phút thì cả nhóm vẫn xử lý được nhiều hơn hẳn trong 45 phút họp kiểu này.

  1. Nhìn lại sau mỗi ngày làm việc:

    Tự nhìn nhận lại sau mỗi ngày làm việc sẽ giúp bạn có cái nhìn thực tế về khả năng hoàn thành công việc hàng ngày, / Stock Photo

    Tự nhìn nhận lại sau mỗi ngày làm việc sẽ giúp bạn có cái nhìn thực tế về khả năng hoàn thành công việc hàng ngày, / Stock Photo


    Thực tế đáng buồn là nhiều người trong chúng ta chỉ tập trung vào những mẹo mực bên ngoài, những lời khuyên hay gợi ý vô thưởng vô phạt và cho rằng nó sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Cách tiếp cận này đã bỏ qua chính nhận định chủ quan của ta, điều có giá trị hơn cả khi đánh giá  những điểm được và chưa được trong công việc hàng ngày.  Tự nhìn nhận lại sau mỗi ngày làm việc sẽ giúp bạn có cái nhìn thực tế về khả năng hoàn thành công việc hàng ngày, hàng tuần của mình. Nguyên tắc 8h-15 phút không đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian suy xét, 15 phút mỗi ngày là quá đủ để đánh giá 8 giờ làm việc vừa qua. Đừng để đến cuối tuần mới làm một lần cho 5 hay 6 ngày qua, ký ức của bạn sẽ có xu hướng xoá mờ các chi tiết nhỏ nhặt nhưng lại rất quan trọng cho khả năng nhận dạng các lỗ hổng khiến cho hiệu quả làm việc không như ý.

  1. Tập trung vào chức năng chính:

    những cá nhân ít bị ảnh hưởng hơn cả là những người luôn tập trung tối đa cho mục tiêu nghề nghiệp / Stock Photo

    những cá nhân ít bị ảnh hưởng hơn cả là những người luôn tập trung tối đa cho mục tiêu nghề nghiệp / Stock Photo


    Giới cổ cồn trắng của Mỹ chỉ dành có 39% thời gian làm việc hàng ngày cho nội dung công việc chính mà họ được thuê. Đây là con số thực tại quốc gia có năng suất lao động cao nhất thế giới, thời gian còn lại được dành cho những tác vụ và dự án không hề nằm trong chức năng nhiệm vụ của họ. Căn nguyên của hiện tượng này chính là mong muốn làm vừa lòng, muốn cảm thấy hữu ích với đồng nghiệp và lãnh đạo – mục đích hòa nhập này về cơ bản thì không hề sai nhưng cách thực hiện lại đang khiến cho hiệu quả công việc chính cắm đầu đi xuống.
    Khảo sát của Workfront cho thấy một kết quả không mấy xa lạ, những cá nhân ít bị ảnh hưởng hơn cả là những người luôn tập trung tối đa cho mục tiêu nghề nghiệp. Không chỉ hoàn thành tốt đẹp công việc chính của mình, bỏ qua những chuyện không mấy liên quan để mài dũa năng lực chuyên môn sẽ khiến cho bước đường thăng tiến của họ thần tốc hơn số đông những nhân viên“dễ chịu và được quý mến vì lòng nhiệt tình”

  1. Ăn trưa cho đàng hoàng:

    Nếu quen ăn vội ăn vàng rồi bù khú bên ly cafe thì hãy thay đổi ngay đi, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn hẳn đấy. / Stock Photo

    Nếu quen ăn vội ăn vàng rồi bù khú bên ly cafe thì hãy thay đổi ngay đi, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn hẳn đấy. / Stock Photo


    Sức ép công việc đang khiến cho 57% người lao động chỉ dành 30 phút hay ít hơn thế cho nghỉ ăn trưa. Không ít người trong số 43% còn lại thì dùng phần lớn thời gian nghỉ trưa cho việc tụ tập tán gẫu với đồng nghiệp. Hai thói quen phản khoa học này góp phần không nhỏ vào giảm hiệu suất làm việc mỗi ngày – rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng sử dụng các khoảng nghỉ hợp lý dàn trải trong suốt ngày làm việc sẽ có ảnh hưởng tích cực tới hiệu quả cuối cùng. Bỏ qua vấn đề dinh dưỡng vốn không nằm trong phạm vi bài viết này thì một bữa trưa đúng cách cần có tác dụng nạp thêm năng lượng, đủ thời gian tiêu hoá cũng như bổ sung nước cho cơ thể nhằm chuẩn bị cho nửa ngày làm việc còn lại. Nếu quen ăn vội ăn vàng rồi bù khú bên ly cafe thì hãy thay đổi ngay đi, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn hẳn đấy.

Với bất kỳ ai trong chúng ta thì một ngày cũng chỉ có 24 giờ,  sức ép ngày càng tăng của công việc, ước muốn thăng tiến bằng khả năng của chính mình sẽ luôn khiến cho cuộc đua tăng hiệu suất lao động là hành trình khó tránh. Nhưng đừng quên rằng đó là một cuộc đua đường dài, nơi tốc độ xuất phát không có nhiều ý nghĩa bằng sức bền cũng như khả năng tự nhìn nhận để điều chỉnh, sửa đổi bản thân.