Phương pháp để bắt đầu tuần mới thật hiệu quả

Trở ngại cố hữu với nỗ lực cải thiện hiệu quả làm việc có lẽ không nằm ở  phương pháp, vài giây với Google và bạn sẽ có ngay vô số chỉ dẫn tuyệt vời, chi tiết và đầy sức thuyết phục. Chỉ tồn tại duy nhất một vấn đề nho nhỏ, tất cả những lời khuyên đó dường như đòi hỏi bản thân bạn là một cỗ máy hoàn hảo, chỉ cần bật công tắc là chạy việc không ngừng nghỉ.

Vậy trở ngại thực sự nằm ở đâu? Có phải là:

“Nhiều việc quá ”

“Có lẽ chưa nên làm ngay bây giờ”

“Mình không muốn làm, có vẻ khó nhằn quá”

Đó là những lực cản, số lượng của chúng chỉ phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm và trình bày lý do của bạn mà thôi. Nhưng tất cả đều có cách đối phó hết, chỉ cần nhớ rằng phương pháp tốt nhất là những nguyên tắc sẽ đi cùng bạn trong cả đời làm việc. Ngược lại, một hệ thống mài mòn sức chịu đựng tới mức mỗi hành động đều đòi hỏi phải nghiến răng thì sẽ chẳng ai có thể áp dụng nó lâu dài cả. Hãy bắt đầu bằng phần dễ dàng nhất. Buổi sáng trước khi đi làm.

Khởi đầu ngày mới thật thư thái

Relax Office / Stock Photo

Relax Office / Stock Photo

Hai chuyên gia quản lý nhân sự  Steffanie Wilk (trường cao đẳng kinh doanh Fisher, đại học  Ohio) và Nancy Rothbard (trường Wharton, đại học Pennsylvania) đã đi đến kết luận khá thú vị về ảnh hưởng của tâm trạng khi bắt đầu ngày làm việc. Thử nghiệm trên một nhóm nhân viên quan hệ khách hàng của một công ty bảo hiểm Mỹ lớn cho thấy tâm trạng khi bắt đầu ngày làm việc của  mỗi cá nhân sẽ tác động tới cách mỗi người nhìn nhận và tiếp cận khách hàng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới mọi liên hệ, giao tiếp với đối tác. Ở góc độ quản lý, tâm trạng của nhân viên là tác nhân quan trọng tới hiệu quả lao động hàng ngày của mỗi người, bao gồm cả hai khía cạnh số lượng và chất lượng công việc hoàn thành.

Tâm trạng đầu ngày quan trọng đến vậy thì chào ngày mới với tư tưởng “Lại một ngày mệt mỏi nữa” hẳn sẽ là phản khoa học. Hãy tự chiều chuộng bản thân một chút vào buổi sáng để có khởi đầu tối ưu nhất cho cả ngày. Thích đồ ngọt nhưng đang ăn kiêng ư? Một viên chocolate sau khi ngủ dậy sẽ khiến cho dạ dày bạn thực sự mong chờ bình minh. Cũng có thể là một giai điệu yêu thích ta chỉ cho phép mình nghe vào buổi sáng…Tóm lại chi tiết cụ thể đương nhiên sẽ chỉ phụ thuộc vào sở thích riêng của mỗi người.

Suy ngẫm trong phòng tắm

Bathing / Stock Photo

Bathing / Stock Photo

Nghiên cứu về năng lực lao động nói chung cho thấy chúng ta có sức sáng tạo cao nhất khi đang thư giãn. Chẳng phải bí mật của lực hấp dẫn chỉ đến với Newton khi ông đang nằm ngắm trời đất dưới gốc táo đó sao? Ngay cả khi không sở hữu vườn thượng uyển riêng giữa trung tâm thành phố thì bạn cũng có thể học tập thiên tài Archimede và tận dụng khoảng không gian có hiệu quả không hề thua kém, phòng tắm trong nhà bạn.

Một thăm dò của Scott Barry Kaufman, giáo sư của đại học Pennsylvania cho thấy có tới 72% ý tưởng mới lại chỉ nảy trong khi đang tắm – vượt rất xa tỉ lệ sáng tạo khi ngồi tại bàn làm việc.

Kết quả thú vị này cho thấy tập thói quen tắm vào buổi sáng và ngẫm nghĩ về những khúc mắc trong công việc dưới vòi sen sẽ là cách tốt nhất để  tận dụng khoảng thời gian tư duy đang thăng hoa này.

Đánh lừa tâm trí để diệt âu lo

Thinking / Stock Photo

Thinking / Stock Photo

Đi kèm với việc tạo tâm trạng vui vẻ, thư thái sẽ là nhận diện và triệt tiêu các tác nhân tiêu cực cho trí não bạn, tệ nhất trong số đó những hồi chuông báo động không ngừng nghỉ, lặp đi lặp lại nhắc nhở bạn về từng chi tiết công việc còn đang dang dở . Trong tâm lý học có một khái niệm dùng để miêu tả chúng, đó là hiệu ứng Zeigarnik – con người có xu hướng bị tra tấn tinh thần từ những công việc chưa hoàn thành, khi đã làm xong việc gì rồi thì mới dễ dàng gạt chúng ra khỏi đầu được.

Bên cạnh khả năng gây stress dài hạn, tác động tức thì của hiệu ứng Zeigarnik là giảm hiệu quả trong công việc. Thử nghiệm về khả năng giải quyết vấn đề (giải ô chữ) cho thấy năng lực tư duy logic sẽ bị giảm khi người tham gia bị nhắc nhở một cách vô thức về nhiệm vụ nào đó chưa hoàn thành. Não bộ con người không giống như các bộ xử lý hiện đại, cố gắng đa nhiệm nói chung sẽ hạ thấp năng lực ra quyết định đúng, chính xác của chúng ta.

Nếu có quá nhiều việc phải xử lý cùng lúc, đừng cố gạt một phần trong đó sang một bên để xử lý sau, hiệu ứng Zeigarnik sẽ khiến tâm trí bạn vbn chúng một cách vô thức và sẽ không để bạn yên đâu. Hãy ghi ra giấy bạn định giải quyết từng việc thế nào ngay cả khi chưa quyết định được phương án thật sự. Ví dụ: nếu việc X có ba hướng xử lý là (a), (b) và (c) thì cứ chọn đại (a) và ghi chép ra. Có một lộ trình hành động khiến cho bộ não của bạn sẽ chấp nhận đó là việc đã xong và thôi không nhắc nhở liên tục về nó nữa. Còn lại, khi nào đến lượt X thì bạn hoàn toàn có thể cân nhắc thêm (b) và (c).

Làm chủ công việc

Business strategy

Business strategy

Dan Pink – tác giả cuốn sách best seller về tâm lý “Sự thật bất ngờ về những động cơ thúc đẩy chúng ta” – từng nhận định rất chính xác rằng một trong những tác nhân chính yếu của động lực làm việc là quyền tự quyết. “Hãy thử tưởng tượng xem những nghệ sĩ thiên tài làm việc thế nào – những người như Pablo Picasso, Georgia O’Keeffe hay Jackson Pollock…Không có ai ra lệnh cho họ rằng: ‘hãy vẽ bức tranh này đi, phải bắt đầu vẽ đúng 8 giờ 30 sáng, vẽ với những con người này và phải theo đúng cách vẽ chúng tôi yêu cầu.’ “

Có thể bạn đang tràn đầy năng lượng và cảm hứng sáng tạo, với lộ trình công việc vạch rõ từng bước và hoàn toàn không chút âu lo. Nhưng vượt qua được sức ì để bắt tay vào mọi  công việc, cho dù có khó khăn hay đáng chán đến đâu đi chăng nữa mới là bước tiến thật sự để trở nên hiệu quả hơn. Hãy nghĩ năm phút về việc sắp làm, ta có thể làm gì, bổ sung thêm gì để nó không chỉ là một quy trình cứng nhắc, để tận dụng được sở trường của bản thân ta, để tự theo dõi và đánh giá kết quả? Giống như đó là một việc của chính bản thân bạn, bạn cần và muốn hoàn thành nó, không phải chỉ là một nhiệm vụ được sếp giao phó. Càng cá nhân hoá được mỗi tác vụ bao nhiêu thì bạn sẽ càng có động lực để làm xong và làm thật tốt chúng bấy nhiêu.

Gỡ bỏ những rào cản gây trì hoãn

Step by step / Stock Photo

Step by step / Stock Photo

Giáo sư Steve Maier, đại học Boulder, Colorado nói rằng mức độ kiểm soát mà bản thân ta cảm nhận được với một tình thế bất kỳ sẽ tỉ lệ nghịch với stress do tình thế đó gây ra cho ta.

Một trong những nguyên nhân gây trì hoãn lớn nhất với mọi dự án là quy mô, nhìn nhận vấn đề trong tổng thể khiến bạn cảm thấy nó quá lớn, ngoài tầm kiểm soát và vì thế, trở nên đáng sợ. Tác giả David Allen của cuốn sách “Nghệ thuật làm việc không bị stresss” tổng kết nguyên tác phẩm của ông trong đoạn trích này “…hãy thu dọn bàn làm việc, hộp thư điện tử và tin nhắn cũng như đống giấy ghi chú. Cùng với đó là xé nhỏ các dự án ra thành từng bước, mỗi bước bạn có thể hoàn thành được”. Chắc chắn rằng kỹ sư Eiffel không ghi vào nhật ký công tác của mình như là  “Dựng toà tháp cao 324 mét bằng thép, không được phép đổ”. Hợp lý hơn cả thì sẽ là “giải phóng mặt bằng”, “đào móng và đổ nền”, rồi mới đến “Dựng phần chân tháp”…và tiếp tục như vậy cho đến ngày ghi vỏn vẹn hai chữ “Đã xong”.

Giữ cho tiến độ công việc theo dõi được

Work Tracking / Stock Photo

Work Tracking / Stock Photo

Danh sách việc cần làm là công cụ hữu ích khi bạn cần chia công việc thành các phần nhỏ, dễ bắt tay vào hơn. Nhưng danh sách việc đã làm được cũng là thứ cần thiết không kém. Tác dụng của nó là giúp cho bạn nhìn thấy tiến trình công việc đang làm. Có vai trò quan trọng hơn cả quyền tự quyết, tiến trình của một công việc có ý nghĩa  sẽ thúc đẩy người lao động nhiều hơn cả. Đừng nghĩ rằng “mình nhớ mình làm gì ngày hôm nay”, hãy ghi nó ra giấy và đặt ngay cạnh danh sách việc cần làm. Một danh sách ngày càng ngắn đi trong khi cái còn lại ngày một dài hơn là bằng chứng rõ nhất, cụ thể nhất rằng bạn đã và đang đẩy dự án của bạn tiến về đích.

Bước cuối cùng trong hành trình cải thiện hiệu quả công việc – tránh bị sao nhãng – lại nằm ở bên ngoài bạn. Hãy làm việc cạnh một người bạn/đồng nghiệp có năng suất cao, gần mực thì đen, gần đèn thì rạng. Môi trường làm việc công nghiệp sắp xếp đồng nghiệp bên cạnh chúng ta chính là một phương án để vô thức  đẩy năng suất của mỗi người cao hơn.Và cách tốt nhất để giữ chân đồng nghiệp bên cạnh mình không phải là cắm mặt xuống làm việc nhiều hơn, mà bạn còn cần phải giữ ngày làm việc luôn tồn tại những nụ cười, vì xét cho cùng chúng ta đâu thể làm tất cả chỉ một mình, và cho riêng mình ta.